La paura del cambiamento nei processi “critici”

La paura del cambiamento nei processi “critici”

Slack, dropbox, paper, asana: i migliori strumenti, disponibili anche gratuitamente, per mantenere un livello di efficienza apprezzabile.

Nonostante la tecnologia stia concretizzando scenari che fino a qualche anno fa sembravano estremamente futuristici, le persone hanno paura del cambiamento. E se nella vita privata sono propense, in alcuni casi, a lasciarsi andare ad un po’ di sana sperimentazione, in ambito professionale restano ancorate agli standard consolidati, perseverando in pratiche vecchie, inefficaci e a volte persino dannose. Poco importa che a confrontarsi con nuove soluzioni siano anche figure professionali di un certo livello; il dato di fatto è che hanno timore di doversi assumere le responsabilità di un cambiamento per paura di sbagliare, di doversi confrontare con correzioni e aggiustamenti in corsa ma soprattutto, con il grande sforzo che comporta, di dover convincere le altre persone a seguirli.

Noi siamo attratti dalla ricerca di nuove soluzioni, dalla sperimentazione. Ci emozioniamo nel percorrere strade alternative e ci esaltiamo nel prefigurare la soddisfazione di raggiungere risultati vincenti ed apprezzati. Per questo motivo abbiamo deciso di tornare a trattare e condividere alcuni argomenti che riguardano tre processi aziendali che solitamente rappresentano una spina nel fianco delle organizzazioni: la comunicazione interna, la gestione dei progetti ed il ciclo di elaborazione di nuovi documenti. I margini di miglioramento sono estremamente ampi, prendendo in considerazione l’impiego di alcuni strumenti disponibili, anche gratuiti.

Morte alle e-mail

Quante volte vi è successo di dover seguire il filo di un tema e di dovervi barcamenare tra una quantità infinita di e-mail, percorrendo spasmodicamente su e giù l’elenco della posta in arrivo, cercando di ricordare chi, ha detto cosa, più o meno quando? La comunicazione via e-mail è basata su un approccio cronologico e di paternità, mentre invece ciò che è veramente utile è ragionare per tema e per progetto. Slack lo consente, attraverso la creazione di canali dedicati (marcati con #), permettendo agli utenti di postare agli altri membri del team, di allegare documenti e, in caso di necessità, di avviare conversazioni private. Sono poi tante altre le opzioni disponibili che rendono questo strumento particolarmente gustoso.

Quando si progetta, il multitasking non funziona

La gestione dei progetti, a parte il monitoraggio di costi e qualità, si fonda sul tracciamento predittivo di chi, fa cosa, quando, in quanto tempo. La definizione ed il controllo di questi parametri è fondamentale, ma richiede del tempo. Quindi risulta spesso incompatibile con il flusso ininterrotto delle attività richieste, eterogenee e temporalmente non lineari. Non è un caso che app e piattaforme fondate sull’approccio to-do list stiano spopolando tanto. Ma il rischio è alto: bucando una scadenza e senza margine d’errore (senza tempo per riparare ad un problema) un intero progetto può andare “gambe all’aria”. Allora perché non usare uno strumento come Asana, che fornisce un approccio del tipo “cose da fare” ma che consente anche di specificare in modo dettagliato owner dell’attività e data di scadenza? Se poi viene integrato con Instagantt si riesce ad avere anche una bella rappresentazione grafica di gantt, proprio come succede per le attività di project management degne di nota.

 Il documento si corregge nel documento

Sarà almeno un decennio che sono state introdotte nei programmi di editing di testo le funzioni di revisione e commento. Eppure nulla da fare. La gente non le usa. Perché? Incompatiilità tra i formati, tra le diverse edizioni del software, perché le icone che consentono l’accesso a queste utility sono nascoste? Allora preferisce non toccar nulla e scrivere tutto nel testo di una mail alla quale sarà allegato il documento che comincia a fare avanti e indietro in un invia e rispondi senza fine. Nel quale, inevitabilmente, si perderanno o risulteranno errate chissà quante modifiche. Anche in questo caso c’è una bella soluzione, fornita da Dropbox, che si chiama Paper. La piattaforma (e app) consente di editare e per gli utenti ammessi di commentare e modificare, mantenendo il flusso di revisione ben evidente e ordinato.

Sono strumenti che vi invitiamo a provare e ad introdurre nella realtà aziendale. Potreste scoprire, con grande sorpresa, di riuscire a lavorare in modo molto più semplice ed ordinato. Noi li utilizziamo e francamente la sola idea di tornare a com’era prima ci fa venire i brividi.